Arşivleme

Arşivleme , firma veya kurumların yazışma, sözleşme, fatura, belge, evrak, fotoğraf gibi kağıda basılı tüm bilgi kaynaklarının bilgisayar ortamında dijital olarak muhafaza edilmesidir.

Arşivlemenin yararları;

  • Aranılan bilgi, evrak veya dokümana doğru ve anlık erişim sağlanarak tarama ihtiyacı olmadan anlık olarak kullanılabilmesi veya iletilebilmesi.
  • Ofis içi ve ofis dışından dijital arşivdeki dokümanlara VPN veya Web Tabanlı Doküman Yönetim sistemleri sayesinde erişim imkanı.
  • Dijital dokümanlara gruplandırma ve yetkilendirme yapılarak evrakların yetkisiz çalışanlara ve yetkisiz diğer kişilerin ellerine geçmesine karşı güvenliğinin sağlanması ve yanlışlıkla silinmesinin önüne geçilebilmesi.
  • Dijital arşivleme yapılan ve saklama zorunluluğu olmayan evrakların imha edilerek yer tasarrufu sağlanması.
  • Fiziksel ofis taşınma durumlarında doküman arşivinin taşınma giderinin olmaması.
  • Dijital arşivin disaster recovery planına dahil edilerek ister bulut ortamında isterse başka bir lokasyonda yedeklenerek yangın, sel, deprem gibi doğal afet veya meydana gelebilecek diğer olaylarda veri kaybının önlenebilmesi.
  • Aynı anda birden fazla çalışanın aynı evraklara ulaşabilmesi sayesinde ekip çalışmasına uygun olması.